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イベント担当者必見! 失敗しないイベント会場選定方法とおすすめポータルサイト5選【前編】

コラム 2019/11/26

マーケティング活動の中のオフライン施策として重要な立ち位置を占めるイベント。企画立案から登壇者とのすり合わせ、集客等、イベント一つとっても業務は非常にたくさんあります。イベントを成功させるにはそんな数ある業務をすべて計画通りに進ませなければいけません。

今回はマーキャリのオフラインイベント「ミルクラ」を継続的に運営してきた経験を基に、イベントの成果に大きな影響を及ぼすイベント会場の選定に焦点を当てて、おすすめのイベント会場検索サイトなどをご紹介していきたいと思います。

ミルクラのレポート記事はこちらから

会場選定は集客にも密接にかかわる重要な仕事ではありますが、時間をかけすぎていては他の業務にも支障をきたしてしまいます。必要な情報だけピックアップして素早く、良い会場を確保するためにも急遽イベントの実務担当となった方や近々イベントをやる予定のある企業のマーケティング担当者の方は参考になる内容かと思いますので、是非最後までご覧ください。
 

イベント会場の選定に取り掛かる前に決めておくべきこと

当然な事ではありますが、イベント会場のリサーチに入る前になんのために行うイベントなのか、イベントはどんなコンセプトで行うのかといったことはあらかじめ決めておかなければいけません。特に何を目的としたイベントなのか・何が達成されると成功と呼ばれるのかという成果目標の部分はイベント会場を選ぶ人はしっかりと理解しておく必要があります。なぜならその後の会場選定要素の優先順位が変わってくるからです。

例えば成果目標をアンケートのNPSとした場合、会場設備の充足度といった部分が優先順位として高くなると考えられます。また、イベント後のフォローコールでの有効商談数を成果目標とする場合は母数である集客人数を高く設定する必要が出てきますので、会場の広さや立地といった部分の優先順が高くなると想定できます。

会場を選ぶ際の軸となるため、担当者は成果目標がどこに置かれているのかを今一度確認することをおすすめします。

会場の選定要素

正直な話をしますと、望んだ条件がすべて整っている会場を確保できるといった可能性は極めて低いです。イベントを行う以上予算が設定されているはずなので、なるべく安い会場を選んで集客の予算に回したいと思うかもしれません。しかし、たくさんの路線が密集している新宿や渋谷などの駅周辺の会場はアクセスは良いですが、値段は相場より高く設定されています。対して駅から遠く、都心から離れている会場や、地図でわかりにくい場所に建設されている会場は比較的良心価格ですが集客数は低くなると予想されます。まさにあっちを立てればこっちが立たずという状況になってしまいますのでイベント会場の選定要素には明確に優先順位をつけておきましょう。

以下に会場選定の要素を列挙しています。開催するイベントはどの要素にプライオリティを持つのか確認してみてください。

会場キャパシティ

何人規模の集客をするのかで会場のキャパシティは決定しましょう。歩留まりを考えて、集客人数と同数のキャパシティでもいいか、と考えてしまいがちですが、当日の飛び入り参加なども考えて、少しバッファはもたしておくことが賢明です。ちなみにレイアウトによってのキャパシティの目安は以下になります。
・立食スタイル:収容人数=会場面積×1.1
・スクール形式:収容人数=会場面積×0.7
・シアター形式:収容人数=会場面積×0.9

会場料金

イベント時間の実施時間だけでなく、設営準備・後片付けの時間も計算して予算は組みましょう。キャンセル料金や延長料金・備品のレンタル料金も調査の時点で調べおいた方がいいです。また、会場によっては下見に料金が発生する場合があります。

レイアウト

会場によってはレイアウトの変更に料金がかかるケースがありますので、ここもチェックが必要です。いいと思った会場では多少料金がかかっても導線に関わるのでレイアウト変更はできたほうがいいです。また施設にクロークは設置されているか、トイレの便器はいくつあるか、喫煙所はあるかといったことも確認しておきましょう。

立地

周辺の駅からのアクセスがいいという理由だけでなく、建物がわかりやすいかどうかといったことも考慮しておきましょう。場合によっては案内スタッフを配置しておくことも一手段です。

会場設備

用意したコンテンツが実施できる備品・機材はそろっているか確認しておきましょう。下見の際にはスクリーンの位置や備品の操作方法もしっかりとチェックしておくとトラブルの際に安心して対処できます。

飲食

イベントの後に懇親会を行う場合は会場が飲食対応しているかどうかは必ず確認しておきましょう。飲食が可能な場合でも提携しているケータリング業者の飲食物しか持ち込みできないといったケースもありますので注意が必要です。

(続きのページは以下をクリックしてご覧ください)




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